هیچ وقت برای اتمام کار زود نیست!

تصور کنید در یک خیابان با سرعت 80 کیلومتر در ساعت رانندگی میکنید. ماشینها کنار خیابان پارک کرده اند. ناگهان توپی از میان ماشینها به وسط خیابان قل میخورد و بدتر اینکه به دنبال آن دختر بچه ای میدود. ناگهان پایتان را روی ترمز میکوبید، فرمان را میگردانید و منتظر معجزه می مانید. 
سوال: آیا دوست داشتید 100 یا 200 متر با آن دختر بچه فاصله داشتید؟ پاسخ بدیهی است. هنگام بروز مشکل، داشتن زمان میتواند منجر به عکس العمل مناسب گردد. در غیر اینصورت، عکس العمل عجولانه و بدون تدبیر، میتواند خود باعث بروز مشکلات بعد شود. 
سوال بعدی اینست: چرا افراد معمولا تمایل دارند کارها را در دقیقه 90 انجام دهند؟ آیا بهتر نیست کار را همان اول انجام دهیم؟ در این صورت برای حل مشکلات احتمالی زمان خواهیم داشت. 
چرا افراد کارها را به تعویق می اندازند؟ 
سندروم دانشجویی: کارها نیز مانند اجسام دارای اینرسی هستند. شروع یک فعالیت، انرژی زیادی نیاز دارد و این باعث میشود افراد تا زمانیکه مجبور نشده اند کار را شروع نکنند و تا زمانیکه وقت اجازه میدهد آن را به تعویق بیندازند. در این گونه مواقع، در مقابل شروع کار مقاومت کرده و بهانه گیری میکنند. بطور مثال چک کردن ایمیل میتواند در نظر ما مهمتر از انجام آن کار جلوه کند. 
کار میتواند به اندازه ظرف زمان آن منبسط شود!: این پدیده جالبی است که هر مدیری آن را تجربه کرده است. بطور مثال کاری که 4 ساعت زمان برای آن اختصاص داده شده، 4 ساعت طول خواهد کشید. در کمال تعجب اگر برای همان کار 1 هفته زماندر نظر بگیرید، 1 هفته طول خواهد کشید. 
راه حل چیست؟ 
ما در یک دنیای ایده آل زندگی نمی کنیم. همیشه اتفاقی هست که باعث شود پروژه شما به تعویق بیفتد. اما اینکه شما به این واقعیت واقف باشید که هیچ وقت برای زود تمام کردن زود نیست ، می توانید فعالیتها را طوری مدیریت کنید که همیشه برای مقابله با مشکلات احتمالی زمان داشته باشید. این دیدگاه مدیریتی، استرس شما را کاهش داده و کمک میکند که اوضاع از کنترل شما خارج نشود.

BIM: مدلسازی و یکپارچه سازی اطلاعات ساخت و ساز

فن آوری Building Information Modeling یا به اختصار BIM، یکی از جدید ترین ابزارهای مدیریت اطلاعات ساخت و ساز است که امروزه شرکتهای ساختمانی، بعنوان یکی از ابزارهای رقابتی برای بالا بردن توان مدیریت پروژه از آن استفاده می کنند. در این روش، ساختمان بصورت اجزای تشکیل دهنده آن مدل شده و اطلاعات هر بعد (مدل سه بعدی، زمان بعنوان بعد چهارم، هزینه بعنوان بعد پنجم و نگهداری بعنوان بعد ششم) ثبت میگردد. این داده ها میتواند بعنوان یک منبع مشترک اطلاعات، بین تیم طراحی، اجرای ساختمان و مدیریت پروژه بکار گرفته شود. 

ویژگیهای این فن آوری عبارتند از: 

مدلسازی n بعدی

غلط یاب طراحی (پیدا کردن خطا های طراحی) با استفاده از قابلیت Clash detection

یکپارچه سازی طراحی و مدیریت پروژه (Integration)

دسترسی سریع و دقیق به گزارشات مدیریتی

مدیریت یکپارچه تغییرات

مدیریت ساده تر هزینه و زمان پروژه

مستند سازی و بایگانی اطلاعات پروژه

شی گرایی به این معنی که هر چیز فقط یک بار مدل میشود.

نکاتی برای بستن پروژه

تحویل پروژه به این معنی نیست که کار شما تمام شده. هنوز کارهای زیادی برای انجام باقی مانده. برای اینکه کار شما حرفه ای جلوه کند، نباید از آنها غافل شوید. کارهایی که من تجربه کرده ام در 5 شماره خلاصه میشوند:

1. دقت در تحویل: تیم پروژه شما، مسئول تحویل درست و کامل پروژه نیست. بلکه خود شما در قبال کار تحویل شده مسئولید. بنابراین قبل از تحویل، مجددا از صحت کار و اسناد اطمینان حاصل کنید. مستندات پروژه را نیز به کارفرما تحویل دهید. دقت در تحویل پروژه، شماره موبایلتان را به Speed Dial کارفرما اضافه خواهد کرد. چرا که کارفرما روی شما بعنوان یک مدیر پروژه حرفه ای حساب خواهد کرد و از مشاوره شما در پروژه های دیگر نیز استفاده خواهد کرد.

2. دروس آموخته شده: مستند سازی و ثبت دروس آموخته شده یکی از مهمترین فازهای بستن پروژه است که کمتر مدیری به آن توجه میکند. مستند سازی تجربیات هر پروژه، مهارتی است که مدیران موفق از آن استفاده میکنند. این مستندات میتواند شامل یادداشتهای شبانه، صورتجلسات و حتی نامه نگاری های انجام شده برای حل یک مشکل خاص باشد.

3. مستند سازی: همه فایلهای مربوط به پروژه را بصورت کلاسه بندی شده ذخیره کنید. استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه آنلاین در این زمینه میتواند کار شما را ساده تر کند. اگر از چنین ابزارهایی استفاده میکنید حتما از آنها کپی آفلاین تهیه کنید و در آرشیو شخصی خودتان نگهداری کنید.

4. جشن بگیرید: اگرچه این مورد در اولویت نیست، اما تصویر مثبتی در ذهن کارفرما از شما بجای میگذارد. من اسم آن را Last Impression میگذارم. همکاری مجدد با کارفرما، تا حدودی بستگی به همین Last Impression دارد. بنابراین از آن غافل نشوید. حتما برای جشن گرفتن بودجه ای در نظر داشته باشید هرچند ناچیز. برای جشن گرفتن حتما لازم نیست یک مهمانی باپکوه ترتیب بدهید. با یک دعوت ساده به شام یا نهار میتوانید نتیجه مطلوبتان را بگیرید.

دیدگاهتان در مورد موفقیت پروژه چیست؟

از رادیو مکررا می شنوید که فلان مسئول گفت: "این پروژه را با موفقیت به پایان رساندیم". از خودم می پرسم آیا از نظر همه پروژه موفق بوده است؟ مدیر پروژه، مشاور، پیمانکار، کارفرما، بهره بردار و دهها و صدها عامل دیگر؟ اگر از مدیران پروژه در مورد موفقیت بپرسید، پاسخهای متنوعی می شنوید. هرچند نقاط اشتراکی نیز در این زمینه وجود دارد. در زیر دیدگاههای مختلف در مورد موفقیت بیان شده است:

از نظر مدیر پروژه:
از نظر مدیر پرژه، احتمالا موفقیت پروژه یعنی همه فعالیتها با موفقیت به پایان برسند. علاوه بر آن اوضاع تیم و پروژه کنترل شده باشد و خروجی فعالیتها، کیفیت لازم را داشته باشد. مدیریت صحیح و موثر ریسکهای پروژه، فاکتور دیگریست که یک مدیر پروژه به آن توجه دارد.

از نظر کارفرمای پروژه:
از نظر کارفرما، پرروژه ای موفق است که تمام فاکتور های سوددهی (از دیدگاه زمان، هزینه و کیفیت) را داشته باشد. همچنین ممکن است برای برخی از کارفرمایان، مدیریت ارتباطات و تغییرات هم اهمیت داشته باشد. چرا که یک کارفرما، بخصوص اگر تازه کار و بی تجربه باشد، به دنبال این است که دانش و تجربه خود را به کمک مشاور و پیمانکار، ارتقاء دهد. بنابراین نیاز به مدیریت موثر ارتباطات دارد. همچنین بواسطه بی تجربگی خود، ممکن است در خواسته های خود دچار تردید شود که به تبع آن، پروژه را دچار تغییرات میکند. مدیریت این تغییرات هم احتمالا یکی از فاکتورهای موفقیت کارفرما بحساب می رود.

از نظر اعضای تیم پروژه:
از نظر اعضای تیم، موفقیت تعاریف متفاوتی دارد. فرد با انگیزه، هر پروژه را فرصتی برای یادگیری و کسب تجربه میداند. همچنین ممکن است این فرد به دنبال گسترش روابط خود و پیدا کردن کار مورد علاقه اش باشد. برخلاف آن، فرد بی انگیزه، از زیر کار در رفتن را نوعی موفقیت می داند. به شما توصیه میکنم از اعضای تیم خود در مورد موفقیت سوال کنید. مطمئن هستم جوابهای غافلگیر کننده ای خواهید شنید و از تنوع دیدگاههای آنها شگفت زده خواهید شد.

از نظر بهره بردار:
بهره بردار ممکن است خود کارفرما و یا توده ای از مردم باشد. بنابراین دامنه و تنوع خواسته ها میتواند به طرز عجیبی نا معین باشد. بنابراین پیشنهاد میکنم قبل از شروع و بعد از پایان پروژه، نظر بهره بردار را در مورد موفقیت پروژه تا حد امکان جویا شوید. چرا که استفاده کننده واقعی پروژه، آنها هستند و بالطبع، رضایت آنها در مورد پروژه، از هر کس دیگری مهمتر است.

موفقیت، نتیجه تلاش تیمهای مختلف است. و این مدیر پروژه است که بایستی برای رسیدن به موفقیت، خواسته های این تیم ها را تا حد امکان به هم نزدیک کند. در این صورت، اهداف متمرکز شده و همه برای موفقیت تلاش خواهند کرد.

نکاتی برای مستند سازی صحیح

مستند سازی یکی از کارهای مهم یک مدیر پروژه است که بواسطه آن، مدیران و ذینفعان پروژه، از وضعیت آن آگاه میشوند. در برخی پروژه ها به مستند سازی بعنوان یک کار لوکس نگاه میشود که عموما کاربر آنچنانی ندارد. برای اینکه مستندات شما کاربردی تر شود به نکات زیر توجه کنید: 

در انتخاب منبع اطلاعات دقت کنید 
جمع آوری اطلاعات از منبع نادرست و غیر موثق، عملا اتلاف وقت است. برای اینکه مستندات جمع آوری شده قابل اتکا باشد، بایستی آنها را از منابع صحیح جمع آوری نمایید. بطور مثال اگر میخواهید اطلاعاتی مربوط به بودجه پروژه را مستند سازی کنید، بهتر است این اطلاعات را از مدیر مالی پروژه دریافت نمائید. حتی میتوانید مستندات مربوط به بودجه را به آن ضمیمه نمائید. در این مورد بخصوص حتی سهامداران پروژه نیز ممکن است اطلاعات صحیحی در اختیار نداشته باشند. به خاطر داشته باشید که داشتن ارتباطات گسترده، نکته ای کلیدی در جمع آوری اطلاعات صحیح است. 

اطلاعات را شفاف و بدون ابهام ثبت کنید 
تا حدی که ممکن است، اطلاعات را واضح و روشن ثبت کنید بطوری که استفاده کنندگان مستندات شما، بتوانند به راحتی آن را درک و از آن استفاده کنند. از جملاتی استفاده کنید که منبع آنها مشخص بوده و به راحتی قابل پیگیری باشند. 

مستندات را بصورت صحیح و مرتب نگهداری کنید 
مستندات را در محلی نگهداری کنید که به اندازه کافی امن و به راحتی در دسترس باشد. برای کلاسه بندی آنها را به ترتیب تاریخ و موضوع بایگانی نمائید تا به راحتی قابل جستجو باشند. استفاده از سیستمهای نرم افزاری برای مستند سازی میتواند در این خصوص کمک زیادی نماید. برای این منظور میتوانید نرم افزاری مطابق با نیازهایتان سفارش دهید و مستندات را در آن نگهداری نمائید.

نکاتی برای مدیریت زمان

چقدر کار در روز میتوانید انجام دهید؟ شرط می بندم شما هم مثل من دوست داشتید آخر روز، چند ساعت بیشتر وقت داشتید!. واقعیت اینست که اگر زمان را خوب مدیریت کنید، میتوانید روز پربار تری داشته باشید. نکات زیر میتواند مدیریت زمان را برایتان ساده تر کند:

1. از لیست کار استفاده کنید: استفاده از لیست کار باعث میشود کارهای روزانه تان را فراموش نکنید. از طرفی، اولویت بندی کارها نیز ساده تر میشود. حتی میتوانید از نرم افزار های مدیریت کار استفاده کنید. با استفاده از این نرم افزارها، میتوانید کارهای مهمتان را از کارهای غیر ضروری متمایز کنید و آنها را علامت بزنید. نسخه های موبایل این نرم افزارها میتواند همیشه همراه شما باشد. صادقانه بگویم: پر کاربرد ترین نرم افزار موبایل من، نرم افزار مدیریت کارهایم است.

2. ایمیلهایتان را لحظه به لحظه چک نکنید!: ممکن است برایتان کمی سخت باشد ولی سعی کنید به هر ترتیبی که شده ایمیلهایتان را بیش از 2 بار در روز چک نکنید. مطمئن باشید کسی بهترین خبر عمرتان را از طریق ایمیل به شما اطلاع نخواهد داد. اگر کسی کار فوری داشته باشد، به شما تلفن می زند. بنا براین، چک کردن زیاده از حد ایمیل، چیزی جز اتلاف وقت نیست.

3. از درایوهای آنلاین استفاده کنید: فایلهای پر استفاده تان را در درایو های آنلاین نگهداری کنید. بخصوص پروژه ای که کل وقت شما را در منزل و محل کارتان گرفته است. در اینصورت همیشه و در همه جا به آخرین نسخه فایلها دسترسی خواهید داشت. خود من از SkyDrive و DropBox برای نگهداری فایلها استفاده میکنم. نسخه آفلاین این سرویسها بدون نیاز به اینترنت امکان دسترسی به فایلهایتان را میدهد. بنابراین میتوانید بخشی از کارهایتان را در هواپیما و قطار و در مسافرتهای کاری انجام دهید.

4. از تمپلیتها استفاده کنید: تمپلیتها فایلهایی خالی هستند که به فرمت خاصی دارند. زمانی که میخواهید یک پروژه جدید شروع کنید یا بطور مثال نامه یا گزارشی جدید بنویسید، استفاده از تمپلیت میتواند سرعت شما را چندین برابر کند. بنابراین برای خود یک مجموعه از فایلهای تمپلیت تهیه کنید.

5. از ابزارهای مدیریتی آنلاین استفاده کنید: با استفاده از این ابزارها، همیشه میتوانید آخرین وضعیت پروژه را مانیتور کنید. همچنین میتوانید با اعضای تیم، ارتباط مستمر داشته باشید و از بروز مشکلات احتمالی با خبر شوید.