کشتی پروژه را به سلامت به ساحل موفقیت برسانیم

برای زنده نگه داشتن یک پروژه به دو چیز بایستی اهمیت داده شود: به تیم پروژه و به مشتریان آن. یک مدیر پروژه زمانی میتواند سوار بر پروژه باشد که یک دید کلی از تمام رویدادهای پروژه و تیمش داشته باشد.

اگر میخواهید کشتی پروژه را به سلامت به ساحل موفقیت برسانید به نکات زیر توجه کنید:

با دقت پروژه را مانیتور کنید
مانیتور کردن پیشرفت پروژه مهم ترین کار ناخدای پروژه است. برای این کار ابزارهای زیادی وجود دارد. نرم افزارهای کنترل پروژه میتوانند به سرعت اطلاعات مورد نیاز برای مدیریت پروژه را در اختیار شما قرار دهند. کافیست اطلاعات پروژه را در آن ثبت کنید و هنگام نیاز به آن رجوع کنید. در این صورت نیازی نیست به همه اجزای پروژه سرک بکشید تا از وضعیت آن با خبر شوید. این کار هم وقت گیر است و هم دقت پایینی دارد. برخی از نرم افزارها حتی میتوانند پروژه را بصورت اتوماتیک مانیتور کنند. بنابر این با کمی دقت در انتخاب نرم افزار مناسب، میتوانید دقت و سرعت مانیتور کردن را تا حد زیادی بالا ببرید.

نیازهایتان را مرور کنید
نیازهای پروژه را مرتبا با خود مرور کنید. ناخدای پروژه باید بداند چه چیزی را دقیقا قرار است تحویل دهد. یکی از مهمترین دلایل تاخیر در پروژه ها اینست که اهداف پروژه برای مدیر آن شفاف نشده. من پروژه های زیادی دیده ام که بدلیل همین عدم شفافیت، تاریخ پایان آن مرتبا به تعویق می افتد و هرگز به پایان نمی رسد. اگر اهداف پروژه توسط کارفرما مرتبا دچار تغییر میشود، دلایل آن باید بررسی و رفع شوند. بعد از اینکه اهداف پروژه برای مدیر آن شفاف شد، تیم پروژه نیز باید در این خصوص توجیه شوند. برای این کار، بهتر است اهداف و نیازهای پروژه ثبت و بین اعضای تیم منتشر شود. برخی حتی پا را فراتر گذاشته و اهداف و نیازها را در اختیار عموم قرار میدهند. برای این کار، بخصوص در پروژه های بزرگ، میتوان از وبسایت و یا رسانه های عمومی استفاده کرد.

اولویتها را تثبیت کنید
مهمترین چیز در پروژه چیست؟ اینکه سر وقت تمام شود؟ اینکه در هزینه از بودجه تجاوز نکند؟ اینکه با کیفیت بالایی اجرا شود؟ اینکه مشتری را ارضا کند؟ یا چیز دیگریست؟
قبل از شروع پروژه، با ذینفعان آن جلسه بگذارید و با آنها در مورد این موضوع صحبت کنید. اجازه بدهید خود آنها در این مورد تصمیم بگیرند. من پروژه هایی را دیده ام که حتی خود کارفرما اولویت اول پروژه را نمیداند. با چنین کارفرمایی مطمئنا هنگام تحویل پروژه با مشکل مواجه خواهید شد. برگزاری جلسه با کارفرما قبل از شروع پروژه، فرصتی را برای او فراهم خواهد کرد که بفهمد چه چیزی برایش مهم است.
بعد از اینکه اولویتها مشخص شد، تیمتان را از آن با خبر کنید و برنامه تان را با توجه به آن اولویت باز بینی کنید.

مطابق برنامه حرکت کنید
برخی از مدیران پروژه، در ابتدای پروژه به برنامه پایبند هستند و مطابق آن پیش میروند. به محض اینکه تغییری در پروژه اتفاق بیفتد که خارج از برنامه باشد، برنامه را کنار میگذارند. تغییر در پروژه همیشه وجود دارد. یک مدیر پروژه خوب، برنامه خود را مطابق با این تغییرات به روز میکند. من پروژه هایی داشته ام که در آنها هفته ای یک بار برنامه را به روز کرده ام. در این صورت تصویر هفته بعد و کارهایی که قرار است طی آن انجام شود، همیشه برایم واضح و شفاف بوده است.

بودجه تان را مدیریت کنید
مدیریت نادرست بودجه منشا خیلی از مشکلات است. یک مدیر پروژه باید بداند بودجه ای که در اختیار دارد برای چه مقدار کار کافیست و کارها را بر اساس آن بودجه اولویت بندی کند. بسیاری از پروژه ها بدلیل کمبود بودجه متوقف میشوند. بنابراین مدیر پروژه بایستی همیشه برای جبران بودجه (مثلا از طریق گرفتن وام ..) برنامه داشته باشد. کمبود بودجه را با کارفرما در میان بگذارید. هرچند تجربه شخصی من نشان داده که کارفرما معمولا راه حل عملی برای این موضوع ارائه نخواهد کرد. این موضوع را جدی بگیرید!!
راهنمای مدیریت ریسک : ۴- انتخاب درست منابع برای مدیریت ریسک
راهنمای مدیریت ریسک : ۳- مقابله با ریسک
راهنمای مدیریت ریسک: ۲- لیست را به ترتیب اهمیت مرتب کنید
راهنمای مدیریت ریسک: ۱- لیستی از منشا های ریسک تهیه کنید
راهنمای مدیریت ریسک
مدیریت یکپارچه یعنی ...
در کارتان غرق شوید!
BIM: مدلسازی و یکپارچه سازی اطلاعات ساخت و ساز
هیچ وقت برای اتمام کار زود نیست!
مهارت گوش دادن
نکاتی که برای شروع مدیریت یک پروژه باید به آن توجه کنید
مدیریت پروژه ذاتی است یا اکتسابی
نکاتی برای بستن پروژه
نکاتی برای مدیریت زمان
کشتی پروژه را به سلامت به ساحل موفقیت برسانیم
نکاتی برای مستند سازی صحیح
اثر هاوتورن (Hawthorne)
با مخالفانتان دوست شوید!!
دیدگاهتان در مورد موفقیت پروژه چیست؟
6 امکانی که یک داشبورد کامل باید به شما بدهد