نکاتی برای مستند سازی صحیح

مستند سازی یکی از کارهای مهم یک مدیر پروژه است که بواسطه آن، مدیران و ذینفعان پروژه، از وضعیت آن آگاه میشوند. در برخی پروژه ها به مستند سازی بعنوان یک کار لوکس نگاه میشود که عموما کاربر آنچنانی ندارد. برای اینکه مستندات شما کاربردی تر شود به نکات زیر توجه کنید:

در انتخاب منبع اطلاعات دقت کنید
جمع آوری اطلاعات از منبع نادرست و غیر موثق، عملا اتلاف وقت است. برای اینکه مستندات جمع آوری شده قابل اتکا باشد، بایستی آنها را از منابع صحیح جمع آوری نمایید. بطور مثال اگر میخواهید اطلاعاتی مربوط به بودجه پروژه را مستند سازی کنید، بهتر است این اطلاعات را از مدیر مالی پروژه دریافت نمائید. حتی میتوانید مستندات مربوط به بودجه را به آن ضمیمه نمائید. در این مورد بخصوص حتی سهامداران پروژه نیز ممکن است اطلاعات صحیحی در اختیار نداشته باشند. به خاطر داشته باشید که داشتن ارتباطات گسترده، نکته ای کلیدی در جمع آوری اطلاعات صحیح است.

اطلاعات را شفاف و بدون ابهام ثبت کنید
تا حدی که ممکن است، اطلاعات را واضح و روشن ثبت کنید بطوری که استفاده کنندگان مستندات شما، بتوانند به راحتی آن را درک و از آن استفاده کنند. از جملاتی استفاده کنید که منبع آنها مشخص بوده و به راحتی قابل پیگیری باشند.

مستندات را بصورت صحیح و مرتب نگهداری کنید
مستندات را در محلی نگهداری کنید که به اندازه کافی امن و به راحتی در دسترس باشد. برای کلاسه بندی آنها را به ترتیب تاریخ و موضوع بایگانی نمائید تا به راحتی قابل جستجو باشند. استفاده از سیستمهای نرم افزاری برای مستند سازی میتواند در این خصوص کمک زیادی نماید. برای این منظور میتوانید نرم افزاری مطابق با نیازهایتان سفارش دهید و مستندات را در آن نگهداری نمائید.
راهنمای مدیریت ریسک : ۴- انتخاب درست منابع برای مدیریت ریسک
راهنمای مدیریت ریسک : ۳- مقابله با ریسک
راهنمای مدیریت ریسک: ۲- لیست را به ترتیب اهمیت مرتب کنید
راهنمای مدیریت ریسک: ۱- لیستی از منشا های ریسک تهیه کنید
راهنمای مدیریت ریسک
مدیریت یکپارچه یعنی ...
در کارتان غرق شوید!
BIM: مدلسازی و یکپارچه سازی اطلاعات ساخت و ساز
هیچ وقت برای اتمام کار زود نیست!
مهارت گوش دادن
نکاتی که برای شروع مدیریت یک پروژه باید به آن توجه کنید
مدیریت پروژه ذاتی است یا اکتسابی
نکاتی برای بستن پروژه
نکاتی برای مدیریت زمان
کشتی پروژه را به سلامت به ساحل موفقیت برسانیم
نکاتی برای مستند سازی صحیح
اثر هاوتورن (Hawthorne)
با مخالفانتان دوست شوید!!
دیدگاهتان در مورد موفقیت پروژه چیست؟
6 امکانی که یک داشبورد کامل باید به شما بدهد